Gizlilik Politikası
Privacy Policy

1. Veri sorumlusu ve kapsam

Bu Gizlilik Politikası; Cortexico Ltd. Şti. (“Cortexico”, “biz”) tarafından sunulan Cortexico web sitesi, uygulamaları, API’leri ve ilişkili hizmetler (“Hizmet”) kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerini açıklar.

Cortexico, kendi hesap, abonelik, güvenlik, destek ve web sitesi süreçlerinde veri sorumlusu olarak hareket eder. Bir müşteri işletmenin Cortexico’ya bağladığı müşteri adayları, mesajlar, kişiler, reklam ve kanal verileri bakımından ise çoğunlukla müşteri işletmenin talimatlarıyla hareket eden veri işleyen konumundadır. Bu durumda ilgili müşteri işletme kendi veri işleme faaliyetlerinden, hukuki sebeplerden ve aydınlatma yükümlülüklerinden sorumludur.

2. Topladığımız veriler

Ödeme kartı bilgileri kullanıldığında bunlar kural olarak yetkili ödeme hizmeti sağlayıcısı tarafından işlenir; Cortexico tam kart verisini saklamaz.

3. Meta Platform Verileri

Cortexico; kullanıcının ve ilgili işletmenin açıkça verdiği yetkilere bağlı olarak Facebook Login for Business, Pages API, Messenger Platform, Instagram API, WhatsApp Business Platform, Marketing API ve Lead Ads gibi Meta ürünleriyle bağlantı kurabilir. Yalnızca etkinleştirilen özellik için gerekli izinleri ve verileri talep ederiz.

• Mesaj ve yorumları merkezi gelen kutusunda göstermek, yanıtlamak ve otomasyon çalıştırmak;
• Facebook Sayfası ve Instagram içeriklerini yayımlamak veya yönetmek;
• Reklam hesaplarını, kampanyaları, bütçeleri ve performans ölçümlerini yönetmek;
• Instant Form/Lead Ads yanıtlarını CRM’e aktarmak ve yetkili kullanıcılara sunmak;
• WhatsApp şablonlarını, mesajlarını ve teslim durumlarını yönetmek;
• Bağlantının devamı, güvenliği ve hata teşhisi için erişim belirteçlerini ve varlık kimliklerini saklamak.

Meta Platform Verilerini satmayız; veri brokerlığı amacıyla kullanmayız ve müşterinin talimatı veya geçerli hukuki sebep dışında bağımsız reklam profili oluşturmak için kullanmayız. Meta verileri, Meta’nın geçerli Platform Şartları ve Geliştirici Politikaları ile uyumlu şekilde işlenir.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Sözleşmenin kurulması veya ifası: Hesap açma, kanalları bağlama, mesajlaşma, reklam/lead/CRM yönetimi, raporlama, destek ve abonelik hizmetleri.
• Meşru menfaat: Hizmeti güvenli ve verimli işletme, hataları giderme, kötüye kullanımı önleme, ürün performansını ölçme ve kurumsal müşterilerle iletişim.
• Hukuki yükümlülük: Vergi, muhasebe, bilgi güvenliği, yetkili makam talepleri ve mevzuattan kaynaklanan kayıtlar.
• Açık rıza/izin: Mevzuatın gerektirdiği pazarlama iletişimleri, isteğe bağlı çerezler veya belirli entegrasyonlar. Rıza, geleceğe etkili şekilde geri çekilebilir.

5. Yapay zekâ ve otomasyon

Hizmet; mesaj taslağı oluşturma, sınıflandırma, özetleme, duygu/niyet analizi, raporlama, öneri ve otomasyon gibi yapay zekâ destekli özellikler sunabilir. Kurumsal müşteri bu özellikleri etkinleştirdiğinde seçilen içerik ve bağlam, işlevin sağlanması amacıyla Cortexico veya sözleşmeli yapay zekâ/altyapı sağlayıcıları tarafından işlenebilir. Erişimler yetkilendirme ve veri minimizasyonu ilkeleriyle sınırlandırılır.

Cortexico’nun yapay zekâ çıktıları hata içerebilir ve tek başına hukuki, tıbbi, finansal veya kişiler üzerinde önemli etki doğuran kararların temeli olarak kullanılmamalıdır. Uygulanabilir hukuk gerektirdiğinde insan incelemesi ve karara itiraz imkânı sağlanmalıdır.

6. Verilerin paylaşılması

Veriler; yalnızca gerekli olduğu ölçüde (i) müşterinin yetkilendirdiği kullanıcı ve alıcılarla, (ii) Meta ve bağlanan üçüncü taraf platformlarla, (iii) barındırma, iletişim, güvenlik, analiz, yapay zekâ, destek ve ödeme gibi alanlarda sözleşmeli hizmet sağlayıcılarla, (iv) şirket birleşmesi/devri bağlamında gerekli gizlilik tedbirleriyle ve (v) hukuken yetkili kurumlarla paylaşılabilir. Hizmet sağlayıcılarımız verileri talimatlarımız ve sözleşmesel gizlilik/güvenlik yükümlülükleri altında işler.

7. Uluslararası veri aktarımı

Global bir hizmet sunmamız ve Meta dâhil uluslararası sağlayıcılar kullanmamız nedeniyle veriler ikamet ettiğiniz ülke dışında işlenebilir. Aktarımlar; uygulanabilir KVKK, GDPR ve diğer mevzuata göre yeterlilik kararları, standart sözleşmeler, bağlayıcı kurallar, açık rıza veya diğer geçerli aktarım mekanizmalarına dayandırılır ve uygun teknik/idari tedbirlerle desteklenir.

8. Saklama süreleri

Verileri; Hizmeti sağlamak, müşterinin belirlediği saklama ayarlarını uygulamak, sözleşmesel ve hukuki yükümlülükleri karşılamak ve uyuşmazlıkları çözmek için gerekli süre boyunca saklarız. Süre; verinin türüne, müşteri talimatına, hesabın durumuna ve yasal zamanaşımı/saklama yükümlülüklerine göre değişir.

Geçerli bir silme talebi veya hesap kapatma sonrasında, hukuken saklanması gerekmeyen aktif veriler kural olarak 30 gün içinde silinir veya anonimleştirilir; güvenli yedeklerdeki kopyalar olağan yedek döngüsü içinde, genel olarak 90 güne kadar tutulabilir. Güvenlik, dolandırıcılık önleme, yasal talep veya uyuşmazlık için gereken sınırlı kayıtlar daha uzun süre saklanabilir.

9. Güvenlik

Riskle orantılı erişim kontrolleri, yetki ayrımı, aktarım sırasında şifreleme, kayıt/izleme, yedekleme, güvenlik testleri ve olay müdahale süreçleri uygularız. Bununla birlikte hiçbir internet iletimi veya depolama yöntemi mutlak güvenlik garantisi vermez. Kullanıcılar kimlik bilgilerini ve bağlı hesap yetkilerini korumalıdır.

10. Haklarınız

Uygulanabilir mevzuata bağlı olarak verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; bilgi ve kopya talep etme; işleme amacını ve alıcıları öğrenme; yanlış verileri düzelttirme; silme/yok etme; işlemeyi kısıtlama; aktarılan taraflara bildirimi isteme; veri taşınabilirliği; işlemeye veya doğrudan pazarlamaya itiraz; rızayı geri çekme; yalnızca otomatik işlemeye dayalı önemli kararlara itiraz ve zararın giderilmesini isteme haklarına sahip olabilirsiniz.

Talebinizi privacy@cortexico.com adresine iletebilirsiniz. Kimliğinizi ve talebinizin kapsamını doğrulamak için makul ek bilgi isteyebiliriz. Bir müşteri işletmenin Cortexico hesabında tutulan veriler için önce ilgili müşteri işletmeye başvurmanız gerekebilir; bu durumda veri işleyen olarak müşterimize yardımcı oluruz. Ayrıca yetkili veri koruma otoritesine şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Meta bağlantısını kaldırma ve veri silme

Cortexico hesabınızdan ilgili kanal/entegrasyon bağlantısını kaldırabilir ve hesabınızın veya Meta kaynaklı verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz. Talep için privacy@cortexico.com adresine, hesabınızla ilişkili e-posta ve silinmesini istediğiniz organizasyon/kanal bilgisiyle yazın. Yetkinizi doğruladıktan sonra talebi tamamlar ve hukuken mümkün olduğunda sonucu bildiririz. Meta hesabınızın “İşletme Entegrasyonları” veya uygulama ayarlarından Cortexico erişimini kaldırmanız gelecekteki erişimi durdurur; daha önce alınmış verilerin silinmesi için ayrıca bize talep gönderebilirsiniz.

12. Çerezler

Zorunlu çerezleri oturum, kimlik doğrulama, tercih ve güvenlik için kullanabiliriz. Analiz veya pazarlama amaçlı zorunlu olmayan teknolojiler, uygulanabilir olduğu ölçüde tercihinize/rızanıza bağlıdır. Tarayıcı veya çerez paneli üzerinden tercihlerinizi yönetebilirsiniz; zorunlu çerezlerin kapatılması bazı işlevleri bozabilir.

13. Çocukların gizliliği

Hizmet işletmelere yöneliktir ve 18 yaş altındaki kişilerin bağımsız kullanımına yönelik değildir. Bir çocuğa ait verinin hukuka aykırı işlendiğini düşünüyorsanız silme ve inceleme için bizimle iletişime geçin.

14. Değişiklikler

Bu politikayı ürün, mevzuat veya veri işleme uygulamalarındaki değişikliklere göre güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri Hizmet içinde, e-posta ile veya bu sayfada uygun bir bildirimle duyurur; yürürlük ve güncelleme tarihini yenileriz.

1. Controller and scope

This Privacy Policy explains the processing of personal data in connection with the Cortexico website, applications, APIs and related services (the “Service”) provided by Cortexico Ltd. Şti. (“Cortexico”, “we”, “us”).

Cortexico acts as a controller for its own account, subscription, security, support and website operations. For leads, messages, contacts, advertising and channel data connected to Cortexico by a customer organization, Cortexico generally acts as a processor/service provider on that customer’s instructions. The customer organization remains responsible for its processing purposes, lawful bases and notices.

2. Data we collect

• Account and identity data, including name, business contact details, company, role and account identifiers.
• Meta and connected-channel data, including Pages, professional Instagram accounts, WhatsApp Business accounts, ad accounts, asset IDs, permissions and access tokens.
• Communications, including messages, comments, attachments, media, sender/recipient details, timestamps and delivery states.
• Advertising and lead data, including campaigns, ad sets, ads, budgets, targeting, insights, Instant Form fields and lead responses.
• CRM and operational data, including contacts, companies, opportunities, tasks, notes, tags, automations, forms and reports.
• Technical and usage data, including IP address, device/browser data, session, security and error logs, cookies and similar technologies.
• Support, preference, subscription and billing records. Full payment-card data is generally handled by authorized payment providers and is not stored by Cortexico.

3. Meta Platform Data

With the user’s and relevant business’s authorization, Cortexico may connect to Meta products such as Facebook Login for Business, Pages API, Messenger Platform, Instagram API, WhatsApp Business Platform, Marketing API and Lead Ads. We request only the permissions and data needed for the feature enabled by the customer.

We use Meta Platform Data to provide a unified inbox and authorized replies/automations; publish or manage Page and Instagram content; manage ad accounts, campaigns, budgets and insights; import Instant Form/Lead Ads responses into CRM; manage WhatsApp templates, messages and delivery states; and maintain secure connections and diagnose errors.

We do not sell Meta Platform Data, use it for data-broker activities, or use it to create independent advertising profiles outside the customer’s instructions or another valid legal basis. We process such data in accordance with applicable Meta Platform Terms and Developer Policies.

4. Purposes and legal bases

• Contract: To create accounts, connect channels and provide messaging, advertising, lead, CRM, reporting, support and subscription features.
• Legitimate interests: To operate and secure the Service, troubleshoot, prevent abuse, measure performance and communicate with business customers.
• Legal obligations: To comply with tax, accounting, information-security and lawful authority requirements.
• Consent/authorization: Where required for optional cookies, marketing communications or specific integrations. Consent may be withdrawn prospectively.

5. Artificial intelligence and automation

The Service may provide AI-assisted drafting, classification, summarization, sentiment/intent analysis, reporting, recommendations and automation. When enabled by a customer, selected content and context may be processed by Cortexico or contracted AI/infrastructure providers solely to provide the selected function, subject to access controls and data-minimization measures.

AI output may be inaccurate and should not be the sole basis for legal, medical, financial or similarly significant decisions about individuals. Human review and a way to challenge a decision should be provided where applicable law requires.

6. How we disclose data

We disclose data only as necessary to: authorized customer users and recipients; Meta and other platforms the customer connects; contracted hosting, communications, security, analytics, AI, support and payment providers; parties to a corporate transaction under suitable confidentiality safeguards; and competent authorities where legally required. Service providers process data under contractual confidentiality and security duties.

7. International transfers

Because Cortexico is a global service and uses international providers including Meta, data may be processed outside your country. Where required, transfers rely on adequacy decisions, standard contractual clauses, binding rules, explicit consent or other valid mechanisms under the KVKK, GDPR and applicable law, supported by appropriate safeguards.

8. Retention

We retain data only as long as needed to provide the Service, honor customer-configured retention settings, meet contractual/legal duties and resolve disputes. The period depends on the data type, customer instructions, account status and statutory retention or limitation periods.

Following a valid deletion request or account closure, active data that need not be retained by law is generally deleted or anonymized within 30 days. Copies in protected backups may remain through the ordinary backup cycle, generally for up to 90 days. Limited records needed for security, fraud prevention, legal claims or disputes may be kept longer.

9. Security

We use risk-appropriate access controls, separation of privileges, encryption in transit, logging and monitoring, backups, testing and incident-response processes. No internet transmission or storage method is absolutely secure. Users must protect their credentials and connected-account permissions.

10. Your rights

Depending on applicable law, you may have rights to know whether and how data is processed; access and obtain a copy; correct inaccurate data; request deletion, destruction or restriction; know recipients; receive portable data; object to processing or direct marketing; withdraw consent; challenge solely automated decisions with significant effects; and seek compensation or complain to a competent supervisory authority.

Submit requests to privacy@cortexico.com. We may request reasonable information to verify identity and scope. For data held in a customer organization’s Cortexico account, you may need to contact that organization first; we will assist our customer as its processor.

11. Disconnecting Meta and deleting data

You may disconnect a channel/integration in Cortexico and request deletion of your account or Meta-sourced data. Email privacy@cortexico.com from the address associated with your account and identify the organization/channel to be deleted. After authorization is verified, we will complete the request and confirm the outcome where legally possible. Removing Cortexico through Meta’s Business Integrations or app settings stops future access; please also contact us to request deletion of data previously received.

12. Cookies

We may use essential cookies for sessions, authentication, preferences and security. Non-essential analytics or marketing technologies are subject to consent or choice where required. You can manage them through browser or cookie controls; blocking essential cookies may impair the Service.

13. Children

The Service is intended for businesses and not for independent use by people under 18. Contact us if you believe a child’s data has been processed unlawfully.

14. Changes

We may update this policy as our product, laws or processing practices change. We will provide an appropriate notice of material changes through the Service, by email or on this page and update the effective date.